آيا شما روش يا استراتژيی براي ثبت ايده ها در موقع اتفاق افتادن آنها داريد؟ اگر جواب منفي است پس بايد داشته باشيد. ايده ها چيزهاي زودگذري هستند که بدون هيچ گونه اطلاع رساني از ذهن ناخودآگاه شما ميجوشند و سپس به همان سرعت ناپديد ميشوند. شايد هيچگاه ديگر به خاطرتان نيايد.
چارلز کيو (Charles Cave)که متخصص خلاقيت است ميگويد: "ايده ها در اطراف شما هستند و آنها ميتوانند خيلي سريع ظاهر يا ناپديد شوند. بايد نسبت به دنياي اطرافتان دريافت پذير باشيد. زمان هايي اتفاق ميافتد که شما بخشي از يک گفتگو را ميشنويد و يا يک علامت جالبي ميبينيد. اگر که شما آن فکر را ثبت نکرده باشيد در چندين دقيقه از بين خواهد رفت. تصور کنيد که ايده هاي شما مانند پروانه هايي هستند که به بيرون پرواز ميکنند. شما به يک تور احتياج داريد تا آنها را بگيريد و نگذاريد فرار کنند."
خوشبختانه، ايده ها را ميتوان به آساني گرفت و ثبت کرد. ابزار هاي زيادي در دسترس شما وجود دارند که از آنها ميتوانيد براي ذخيره کردن تفکرات و ايده هايتان استفاده کنيد. در اينجا 10 تا از رايج ترين و موثرترين آنها به همراه فوايد و نقايصشان آمده است.
1. دفتر يادداشت
دفتر ها يکي از بهترين راه هاي ثبت ايده هاي هستند و احتمالا رايج ترين ابزار اين کار ميباشند. اين ها همچنين داراي تاريخچه موفقيت آميزي هستند مثلا لئوناردو داوينچي و توماس اديسون از بزرگترين معتقدان اين روش بودند که صدها دفتر را با ايده هايشان در طول عمر خود پر نمودند.
بعضي از مردم هستند که دفترهاي خط دار را ترجيج ميدهند بويژه اگر که بخواهند لغات را يادداشت کنند. ديگران که خلاق ترند صفحات بي خط را ترجيح ميدهند و آنگاه خواهند توانست تا ترکيبات مختلفي از لغات، طرح ها و تصاوير را ثبت کنند. يکي از محصولات منحصر به فردي که هر دو نوع لغت و طرح را در بردارد Beinfang notesketch نام دارد که دفتري فنري شده است شامل صفحاتي با مناطق خط دار و بي خط.
فوايد:
دفترها قالبي انعطاف پذير و قابل حمل دارند. همچنين ميتوان به سرعت از آنها براي ثبت ايده ها استفاده نمود. برخلاف کامپيوتر ها که چندين دقيقه طول ميکشد تا بعد از روشن شدن آماده کار شوند، دفتر ها بلافاصله آماده ثبت ايده هاي شما هستند.
نقايص:
اگر که قابليت نقل و انتقال بالا براي شما مهم است دفترها مانند بقيه ابزار ثبت کننده مفيد نخواهند بود. به علاوه اين امکان وجود ندارد که به آساني در دست نوشته ها جستجو کنيم، که اين موجب ميشود کاربرد آنها براي ثبت مقدار زيادي از ايده ها محدود شود.
2. هميار هاي شخصي ديجيتال يا PDAها
PDAها يکي از روش هاي مورد علاقه من براي ثبت ايده هايم هستند. من هميشه يک H-P iPaq با خودم حمل ميکنم. هر دفعه که انديشه اي سر ميزند ميتوانم از iPaq براي نوشتن هرچه سريع تر آن و يا کلمات کليدي آن استفاده کنم. سپس بعد از اينکه PDAام را به لپ تاپ (Laptop) شخصي ام متصل کردم خواهم توانست که ايده هايم را عميق تر کنم.
فوايد:
کامپيوترهاي دستي مانند iPaq و Palm بسيار قابل حمل نقل هستند. بر خلاف برخي ديگر ابزارهاي ثبت کننده، PDA ها را طوري طراحي ميکنند تا براحتي در جيب شما جاي گيرد. هنگامي که آنها را روشن ميکنيد آماده هستند تا به کار ثبت پرداخته شود. آنها مانند کامپيوتر هاي معمولي مدت طولاني براي شروع احتياج ندارند. يکي از بزرگترين مزيت هاي اين روش آنست که ثبت الکترونيکي ايده ها باعث ميشود که عمل جستجو خيلي راحت تر از روي کاغذ انجام گيرد.
نقايص:
PDA ها براي ثبت لغات خيلي مناسبند اما در مورد ايده هايي که تصوير دارند ضعيف ميباشند. همچنين، از آنجا که بيشتر PDAها به يک قلم سوزني خاص براي براي وارد کردن نوشته ها نياز دارند، پس نوشتن با دست خط ناخوانا باعث توقف جريان خلاقيت شما ميشود. در آخر، يک PDA از گران ترين ابزارها براي ثبت ايده هستند – اما به نظر من ارزش سرمايه گذاري را دارند.
3. کارت هاي شاخص
من سال ها از اين روش استفاده کرده ام و در مورد خودم خيلي خوب جواب داد. کارت هاي شاخص بادوام هستند و حمل تعدادي از آنها آسان است و بدين ترتيب ميتوانيد تقريبا در هرکجا ايده تان را ثبت کنيد. همچنين، هرگاه که تعدادي از ايده ها را روي کارت هاي شاخص ثبت کرديد ميتوانيد آنها را روي يک ميز پخش کنيد، حرکت دهيدشان و ايده هاي مرتبط را گروه کنيد. يا اينکه با ترکيبات اتفاقي کارت ها باعث تحريک ايده هاي ديگري شويد.
فوايد:
کارت هاي شاخص کوچک هستند، بادوام و قابل حمل. همچنين، براي ثبت لغات و تصاوير به يک اندازه مناسب ميباشند. آنها ارزان قيمت هم هستند و تقريبا هرجا ميتوانيد آنها را بخريد.
نقايص:
براي اينکه از اين سيستم ثبت ايده استفاده بيشتري ببريد، احتياج است که ايده ها يتان را از روي کارت هاي کاغذي شاخص دار به يک فرم الکترونيکي مانند يک پردازشگر لغت انتقال دهيد. اين بخاطر آنست که کارکردن با ايده ها در يک فرم ديجيتال آسانتر است. اما هنگامي که شما مقادير زيادي از کارت هاي شاخص را جمع آوري ميکنيد خواهيد فهميد که پيدا کردن زماني براي رونويسي آنها يک چالش بزرگ است. اين براي من اتفاق افتاده است و همان دليلي است که باعث شد ديگر از اين روش براي ثبت ايده هايم استفاده نکنم.
4. ضبط صوت
ضبط صوت يکي از موثرترين ابزارهاي ثبت ايده هاست. شرکت هاي متعددي انواعي از آنها را ساخته اند که قادرند در جيب شما جاي بگيرند. هر وقت که ايده اي آمد شما ميتوانيد ضبط را به سرعت در بياوريد و ثبتش کنيد. حتي ميتوانيد اگر در نصفه هاي شب ايده اي سراغتان آمد يا اينکه تازه از خواب بيدار شده باشيد آن را ثبت کنيد. البته با اين فرض که در آن موقع بتوانيد واضح حرف بزنيد!
فوايد:
ضبظ صوت ها خيلي کوچک و قابل حمل هستند پس شما ميتوانيد آن را هر جا که خواستيد ببريد.
نقايص:
با استفاده ار اين روش، ايده ها به صورت صوت ذخيره ميشوند. براي نتيجه بهتر بايد آنها را روي يک ورق يا داخل پايگاه اطلاعاتي کامپيوتري تان رونويسي کنيد که زمان بر است. يک راه امکان پذير اينست که ضبط صوت ديجيتال بخريد که ميتواند صدايتان را به کامپيوتر انتقال دهد و سپس با نرم افزار هاي تشخيص صدا مانند Dragion Naturally Speaking يا IBM’s ViaVoice به نوشته تبديل شوند.
5. ذهن نگاشت
ذهن نگاشت، که خود شما ميتوانيد آن را دست کنيد و يا از برنامه هاي نرم افزاري مانند MindManager يا Inspiration استفاده کنيد، از بهترين راه هاي ثبت ايده است. اين به خاطر آنست که آنها کار خارق العاده اي به صورت نفوذ در قدرت کاري مغز شما را انجام ميدهند. همچنين، به اين دليل که شما ذهن نگاشت تان را تنها با کلمات کليدي پر ميکنيد، براي انتقال ايده ها از مغزتان به يک صورت قابل لمس راهي سريع و موثر خواهد بود. ذهن نگاشت ها يکي از راه هاي پرقدرت و ثابت شده هستند که ميتوانند ايده ها و اطلاعات را با مردم ديگر به اشتراک بگذارند. به علاوه، آنها فقط وسيله نيستند بلکه زمينه هم هستند که نشان ميدهند بين ايده هايتان چه ارتباطاتي وجود دارد.
فوايد:
ذهن نگاشت به راحتي قابل ياد گيري هستند و راهي سريع و سهل براي ثبت ايده هاي شما به صورت قالبي سرگرم کننده مجازي ميباشند.
نقايص:
ذهن نگاشت اصلا مانند بقيه ابزارهايي که تا اينجا مرور شدند مثل کارت هاي شاخص، PDA يا ضبط صوت قابل حمل نيستند.
6. پيغام صوتي به خود
يکي ديگر از روش هاي ساده ولي موثر براي ثبت ايده ها اينست که پيغام صوتي براي خودتان بگذاريد. به عبارت ديگر، شما ايده خود را براي صندوق پستي صوتي تان ميخوانيد، همانطور که مشتري يا همکارتان برايتان ميگذارد. اگر که مداد يا خودکار نداشته باشيد يا هيچ وسيله ديگري براي ثبت در دست نباشد اين تکنيک خيلي عالي است.
فوايد:
اين تکنيکي است که بيشتر تاجران نوعي از آن را استفاده ميکنند مانند گوشي هاي همراه. اما در اينجا استفاده خلاقانه اي از آن شده است. اين تکنيک را هر جايي که تلفن در دسترس باشد ميتوانيد بکار گيريد.
نقايص:
وقتيکه ايده تان را به يک پيغام گير ميدهيد تنها راهي که ميتوانيد از آنها استفاده کنيد اينست که آنها را بنويسيد يا در کامپيوتر تايپشان کنيد. همچنين شما هميشه دسترسي فوري به تلفن نداريد تا بتوانيد ايده خود را در صندوق صوتيتان ثبت کنيد.
7.فچ
يکي از چيز هايي که هميشه در اتاق هاي کنفرانس تمام دنيا پيدا ميشود فچ است. اين را مرتبا به عنوان يک ابزار براي ثبت ايده ها در نشست هاي طوفان ذهني گروهي و ديگر انواع جلسات بکار ميبرند. اين وسيله کارش را خيلي خوب انجام ميدهد که اعضاي تيم را قادر ميسازد تا به سرعت ايده هايشان را ثبت کنند و ايده هاي بقيه را ببينند. يکي از ديگر کاربردهايي که شايد به ذهنتان نرسد اينست: چرا يک فچ در اداره خود نداشته باشيد آنهم درست نزديک ميز کارتان و در دسترس براي اينکه هرگاه ايده اي آمد ثبت شود. اندازه و محل برجسته اش به شما کمک ميکند که ايده هايتان را جلوي خود داشته باشيد. همچنين براي ثبت ايده ها در طول يک جلسه کوچکِ دو سه نفره خيلي مناسب است.
فوايد:
استفاده از فچ ها خيلي راحت است، نسبتا کم قيمت هستند ومتعلقات کمي دارند. ( همه ي چيزي که احتياج داريد يک فچ است و چند نشانه گذار رنگي) . سرعت ثبت ايده ها خيلي خوب است. اين تکنيک يک راه خيلي موثر براي تشويق همکاري در گروه ها است که شرکت کننده ميتوانند ايده هاي جديد را بر روي آنهايي که از قبل در فچ نوشته شده بنويسند.
نقايص:
ميزان تاثير استفاده از يک فچ براي ثبت ايده ها ممکن است خيلي به شخصي که براي نوشتن انتخاب ميشود بستگي دارد. برخي اوقات اگر که گروه شروع کند و ايده هاي زيادي را توليد کنند نويسنده نميتواند به سرعت کافي آنها را بنويسد. همچنين يک نويسنده کم تجربه ممکن است ايده ها را همانطور که ارائه ميشوند ننويسد. به دليل محدوديت فضا، يک توصيف 20 لغتي از ايده ارزشمند، در فچ به 3 الي 4 لغت تبديل ميشود. يا اينکه نويسنده ميتواند هنگام نوشتن، آن را مطابق ميل خودش بنويسد. در نتيجه، برخي از نکات ظريف ايده ممکن است در اين فرايند گم شود.
به خاطر اندازه تقريبا کوچک فچ ممکن نيست که آن را در جلسات بزرگتر بکار برد چون از فاصله 20 فوتي خواندن کلمات سخت ميشود و يا هنگامي که ايده هاي زيادي وجود دارند کاربردي نيست. اگر هر ورق که کامل شد را به ديوار اتاق کنفرانس نزنيم تا همه ببينند آنوقت ايده ها هنگامي که ورق ديگري را براي نوشتن ميآوريم ديده نخواهند شد. شما ميتوانيد بر اين مشکل فايق آييد به اين صورت که يک نرم افزار ذهن نگاشت با يک لپ تاپ و پروژکتور بياوريد تا هر وقت ايده اي مطرح شد نويسنده به سرعت آن را در ذهن نگاشت ثبت کند که روي پرده نمايش هم نشان داده خواهد شد و همه خواهند ديد. همه ايده ها روي صفحه قابل مشاهده خواهند بود و اين يک مزيت بزرگ نسبت به فچ ها است.
در آخر، کسي مجبور است که همه اين ايده هاي نوشته شده را به صورت الکترونيکي تبديل کند که اگر ايده هاي زيادي بوده باشد زمان بر است. همچنين اين امکان وجود دارد که کسي که ميخواهد ايده ها را منتقل کند در طول اين فرايند اشتباهاتي هم مرتکب شود.
8. کاغذ هاي بلوکي
اين بلوک ها، کاغذ هاي بازيافت شده هستند که به صورت لوله هاي بزرگ درميآيند. ميتوان آنها را به صورت نوار هاي بلند افقي به ديوار ميخ کرد. بر خلاف فچ که فضاي محدودي براي ثبت ايده ها دارد، يک نوار بزرگ کاغذ بلوکي براي شما فضايي زيادي ايجاد ميکند که ايده ها را بنويسيد. برخي شرکت ها اين کاغذ ها بلوکي را به ديوار هاي راهرو آويزان کرده اند تا کساني که عبور ميکنند تشويق شوند مسئله را بخوانند و ايده هايشان را بنويسند. اين استراتژي خوبي است تا کارکنان بيشتري را براي توليد ايده درگير کنيم.
فوايد:
کاغذ هاي بلوکي بخوبي ميتوانند مقدار قابل توجهي از ايده ها را در خود جاي دهند چونکه پرده خيلي بزرگي دارند و تمامي کارهاي قبلي را نيز ميتوان رويت نمود که ميتواند ايده هاي جديدي را شروع کند. وقتي که تيم شما ايده پردازی طوفان ذهني را کامل کردند شما ميتوانيد با استفاده از خال هاي رنگي، کارکنان را براي راي دادن به ايده هايي که بيشتر دوست دارند وادار کنيد.
نقايص:
بلوک هاي کاغذي همه ی محدوديت هاي ثبت کننده هاي کاغذي را دارند: براي به اشتراک گذاشتن ايده هاي توليد شده، کسي بايد آنها را ديجيتال کند. همچنين لوله هاي اين کاغذ ها خيلي قابل حمل نيستند که استفاده پذيري آنها را به عنوان ابزار شخصي ثبت کننده ايده محدود ميکند. به خاطر اندازه شان، قدرت واقعي آنها فقط براي کارهاي گروهي مناسب است.
9. خودکار و دفتر يادداشت جيبي
اين تکنيک يکي ديگر از روش هاي مورد علاقه من است. در طول سالها، من از انواع مختلفي از خودکار و دفترچه هاي جيبي استفاده کرده ام. چونکه آنها براحتي در جيب جاي ميگيرند.
فوايد:
خودکار و دفترچه جيبي خيلي به ويژگي هاي ايده ال يک ابزار ثبت کننده ايده نزديک هستند: بسيار قابل حمل هستند و براحتي در جيب جاي ميگيرند يعني که براي بردن آن به هر جا که بخواهيد مشکلي نيست.
نقايص:
همانند بقيه ابزار هاي کاغذي، احتمالا شما ميخواهيد که دست نوشته هايتان را به صورت ديجيتالي ذخيره کنيد. همچنين بسته نوع دفترچه اي که ميخواهيد استفاده کنيد صفحات ممکن است پاره شوند يا آسيب ببينند. بدتر از آن، صفحه هاي شل ممکن است گم شوند که موجب ميشود دنباله مسير يک نوشته مهم يا ايده تان از بين رود.
10. بانک ايده
اين دستگاه ثبت ايده شامل همه ابزار هايي ميشود که ميتوانيد براي ذخيره کردن ايده هايتان در يک جاي امن استفاده کنيد: هر چيزي از قبيل جعبه اي براي کارت هاي شاخص تا برنامه هاي نرم افزاري مثل اکسس ماکروسافت. فايده اين روش اينست که تمامي ايده هاي شما را در يک جا نگه ميدارد که در آينده بتوانيد براحتي آنها را بازيابي کنيد. حتي کارت هاي شاخص ميتوانند به موضوعات عمومي تقسيم شوند يا به نوع ايده. يک بانک ايده به شما امکان ميدهد به سرعت تمام ايده هايتان را جستجو کنيد که اين وقتي صدها يا هزار ها ايده داشته باشيد مزيت بزرگي به حساب ميآيد.
فوايد:
براي اکثر ايده هاي خودتان بهترين کار اينست که آنها را سازمان دهي کنيد و سهل الوصولشان نماييد. چرا که هيچ وقت نميدانيد چه موقع يک ايده اي را که 6 ماه قبل نوشته ايد ممکن است هفته آينده بدردتان بخورد. يک بانک ايده زمان شما را صرفه جويي ميکند چون امکان جستجو را فراهم ميآورد و پيدا کردن ايده اي که يک هفته پيش يا يک سال پيش آمده است را بهبود ميبخشد. نرم افزارهايي مانند InfoSelect خيلي قدرتمند هستند چونکه شما را قادر ميسازند ايده هايتان را به صورت الکترونيکي در يک قالب متني آزاد ذخيره کنيد و سپس جستجو بر حسب کلمات کليدي روي آن انجام ميگيرد.
نقايص:
براي بهترين بهره وري شما بايد خيلي منظم باشيد و ايده هايتان را سازمان يافته ذخيره کنيد.
نتيجه گيري
همانطور که ميتوانيد ببينيد، ابزار ها و تکنيک هاي زيادي وجود دارند که ميتوانيد براي ثبت ايده هايتان استفاده کنيد. برخي به صورت انفرادي مناسب است در حالي که برخي ديگر مناسب تيم ها است. بعضي از آنها احتياج به متعلقات و سرمايه کمتري دارند در حاليکه بعضي ديگر پيچيده هستند. اما همه آنها يک هدف مشترک دارند: تا به شما کمک کنند ايده هاي زودگذرتان را ثبت کنيد تا در آينده از آنها بهره ببريد.
پيشنهاد من اينست که هر کدام از اين تکنيک ها را که ميتوانيد امتحان کنيد و تعيين کنيد که کدام براي شما مناسب تر است و آنها را به عنوان بخشي از فهرست خلاقيت خود نگه داريد. موفق باشيد!
چارلز کيو (Charles Cave)که متخصص خلاقيت است ميگويد: "ايده ها در اطراف شما هستند و آنها ميتوانند خيلي سريع ظاهر يا ناپديد شوند. بايد نسبت به دنياي اطرافتان دريافت پذير باشيد. زمان هايي اتفاق ميافتد که شما بخشي از يک گفتگو را ميشنويد و يا يک علامت جالبي ميبينيد. اگر که شما آن فکر را ثبت نکرده باشيد در چندين دقيقه از بين خواهد رفت. تصور کنيد که ايده هاي شما مانند پروانه هايي هستند که به بيرون پرواز ميکنند. شما به يک تور احتياج داريد تا آنها را بگيريد و نگذاريد فرار کنند."
خوشبختانه، ايده ها را ميتوان به آساني گرفت و ثبت کرد. ابزار هاي زيادي در دسترس شما وجود دارند که از آنها ميتوانيد براي ذخيره کردن تفکرات و ايده هايتان استفاده کنيد. در اينجا 10 تا از رايج ترين و موثرترين آنها به همراه فوايد و نقايصشان آمده است.
1. دفتر يادداشت
دفتر ها يکي از بهترين راه هاي ثبت ايده هاي هستند و احتمالا رايج ترين ابزار اين کار ميباشند. اين ها همچنين داراي تاريخچه موفقيت آميزي هستند مثلا لئوناردو داوينچي و توماس اديسون از بزرگترين معتقدان اين روش بودند که صدها دفتر را با ايده هايشان در طول عمر خود پر نمودند.
بعضي از مردم هستند که دفترهاي خط دار را ترجيج ميدهند بويژه اگر که بخواهند لغات را يادداشت کنند. ديگران که خلاق ترند صفحات بي خط را ترجيح ميدهند و آنگاه خواهند توانست تا ترکيبات مختلفي از لغات، طرح ها و تصاوير را ثبت کنند. يکي از محصولات منحصر به فردي که هر دو نوع لغت و طرح را در بردارد Beinfang notesketch نام دارد که دفتري فنري شده است شامل صفحاتي با مناطق خط دار و بي خط.
فوايد:
دفترها قالبي انعطاف پذير و قابل حمل دارند. همچنين ميتوان به سرعت از آنها براي ثبت ايده ها استفاده نمود. برخلاف کامپيوتر ها که چندين دقيقه طول ميکشد تا بعد از روشن شدن آماده کار شوند، دفتر ها بلافاصله آماده ثبت ايده هاي شما هستند.
نقايص:
اگر که قابليت نقل و انتقال بالا براي شما مهم است دفترها مانند بقيه ابزار ثبت کننده مفيد نخواهند بود. به علاوه اين امکان وجود ندارد که به آساني در دست نوشته ها جستجو کنيم، که اين موجب ميشود کاربرد آنها براي ثبت مقدار زيادي از ايده ها محدود شود.
2. هميار هاي شخصي ديجيتال يا PDAها
PDAها يکي از روش هاي مورد علاقه من براي ثبت ايده هايم هستند. من هميشه يک H-P iPaq با خودم حمل ميکنم. هر دفعه که انديشه اي سر ميزند ميتوانم از iPaq براي نوشتن هرچه سريع تر آن و يا کلمات کليدي آن استفاده کنم. سپس بعد از اينکه PDAام را به لپ تاپ (Laptop) شخصي ام متصل کردم خواهم توانست که ايده هايم را عميق تر کنم.
فوايد:
کامپيوترهاي دستي مانند iPaq و Palm بسيار قابل حمل نقل هستند. بر خلاف برخي ديگر ابزارهاي ثبت کننده، PDA ها را طوري طراحي ميکنند تا براحتي در جيب شما جاي گيرد. هنگامي که آنها را روشن ميکنيد آماده هستند تا به کار ثبت پرداخته شود. آنها مانند کامپيوتر هاي معمولي مدت طولاني براي شروع احتياج ندارند. يکي از بزرگترين مزيت هاي اين روش آنست که ثبت الکترونيکي ايده ها باعث ميشود که عمل جستجو خيلي راحت تر از روي کاغذ انجام گيرد.
نقايص:
PDA ها براي ثبت لغات خيلي مناسبند اما در مورد ايده هايي که تصوير دارند ضعيف ميباشند. همچنين، از آنجا که بيشتر PDAها به يک قلم سوزني خاص براي براي وارد کردن نوشته ها نياز دارند، پس نوشتن با دست خط ناخوانا باعث توقف جريان خلاقيت شما ميشود. در آخر، يک PDA از گران ترين ابزارها براي ثبت ايده هستند – اما به نظر من ارزش سرمايه گذاري را دارند.
3. کارت هاي شاخص
من سال ها از اين روش استفاده کرده ام و در مورد خودم خيلي خوب جواب داد. کارت هاي شاخص بادوام هستند و حمل تعدادي از آنها آسان است و بدين ترتيب ميتوانيد تقريبا در هرکجا ايده تان را ثبت کنيد. همچنين، هرگاه که تعدادي از ايده ها را روي کارت هاي شاخص ثبت کرديد ميتوانيد آنها را روي يک ميز پخش کنيد، حرکت دهيدشان و ايده هاي مرتبط را گروه کنيد. يا اينکه با ترکيبات اتفاقي کارت ها باعث تحريک ايده هاي ديگري شويد.
فوايد:
کارت هاي شاخص کوچک هستند، بادوام و قابل حمل. همچنين، براي ثبت لغات و تصاوير به يک اندازه مناسب ميباشند. آنها ارزان قيمت هم هستند و تقريبا هرجا ميتوانيد آنها را بخريد.
نقايص:
براي اينکه از اين سيستم ثبت ايده استفاده بيشتري ببريد، احتياج است که ايده ها يتان را از روي کارت هاي کاغذي شاخص دار به يک فرم الکترونيکي مانند يک پردازشگر لغت انتقال دهيد. اين بخاطر آنست که کارکردن با ايده ها در يک فرم ديجيتال آسانتر است. اما هنگامي که شما مقادير زيادي از کارت هاي شاخص را جمع آوري ميکنيد خواهيد فهميد که پيدا کردن زماني براي رونويسي آنها يک چالش بزرگ است. اين براي من اتفاق افتاده است و همان دليلي است که باعث شد ديگر از اين روش براي ثبت ايده هايم استفاده نکنم.
4. ضبط صوت
ضبط صوت يکي از موثرترين ابزارهاي ثبت ايده هاست. شرکت هاي متعددي انواعي از آنها را ساخته اند که قادرند در جيب شما جاي بگيرند. هر وقت که ايده اي آمد شما ميتوانيد ضبط را به سرعت در بياوريد و ثبتش کنيد. حتي ميتوانيد اگر در نصفه هاي شب ايده اي سراغتان آمد يا اينکه تازه از خواب بيدار شده باشيد آن را ثبت کنيد. البته با اين فرض که در آن موقع بتوانيد واضح حرف بزنيد!
فوايد:
ضبظ صوت ها خيلي کوچک و قابل حمل هستند پس شما ميتوانيد آن را هر جا که خواستيد ببريد.
نقايص:
با استفاده ار اين روش، ايده ها به صورت صوت ذخيره ميشوند. براي نتيجه بهتر بايد آنها را روي يک ورق يا داخل پايگاه اطلاعاتي کامپيوتري تان رونويسي کنيد که زمان بر است. يک راه امکان پذير اينست که ضبط صوت ديجيتال بخريد که ميتواند صدايتان را به کامپيوتر انتقال دهد و سپس با نرم افزار هاي تشخيص صدا مانند Dragion Naturally Speaking يا IBM’s ViaVoice به نوشته تبديل شوند.
5. ذهن نگاشت
ذهن نگاشت، که خود شما ميتوانيد آن را دست کنيد و يا از برنامه هاي نرم افزاري مانند MindManager يا Inspiration استفاده کنيد، از بهترين راه هاي ثبت ايده است. اين به خاطر آنست که آنها کار خارق العاده اي به صورت نفوذ در قدرت کاري مغز شما را انجام ميدهند. همچنين، به اين دليل که شما ذهن نگاشت تان را تنها با کلمات کليدي پر ميکنيد، براي انتقال ايده ها از مغزتان به يک صورت قابل لمس راهي سريع و موثر خواهد بود. ذهن نگاشت ها يکي از راه هاي پرقدرت و ثابت شده هستند که ميتوانند ايده ها و اطلاعات را با مردم ديگر به اشتراک بگذارند. به علاوه، آنها فقط وسيله نيستند بلکه زمينه هم هستند که نشان ميدهند بين ايده هايتان چه ارتباطاتي وجود دارد.
فوايد:
ذهن نگاشت به راحتي قابل ياد گيري هستند و راهي سريع و سهل براي ثبت ايده هاي شما به صورت قالبي سرگرم کننده مجازي ميباشند.
نقايص:
ذهن نگاشت اصلا مانند بقيه ابزارهايي که تا اينجا مرور شدند مثل کارت هاي شاخص، PDA يا ضبط صوت قابل حمل نيستند.
6. پيغام صوتي به خود
يکي ديگر از روش هاي ساده ولي موثر براي ثبت ايده ها اينست که پيغام صوتي براي خودتان بگذاريد. به عبارت ديگر، شما ايده خود را براي صندوق پستي صوتي تان ميخوانيد، همانطور که مشتري يا همکارتان برايتان ميگذارد. اگر که مداد يا خودکار نداشته باشيد يا هيچ وسيله ديگري براي ثبت در دست نباشد اين تکنيک خيلي عالي است.
فوايد:
اين تکنيکي است که بيشتر تاجران نوعي از آن را استفاده ميکنند مانند گوشي هاي همراه. اما در اينجا استفاده خلاقانه اي از آن شده است. اين تکنيک را هر جايي که تلفن در دسترس باشد ميتوانيد بکار گيريد.
نقايص:
وقتيکه ايده تان را به يک پيغام گير ميدهيد تنها راهي که ميتوانيد از آنها استفاده کنيد اينست که آنها را بنويسيد يا در کامپيوتر تايپشان کنيد. همچنين شما هميشه دسترسي فوري به تلفن نداريد تا بتوانيد ايده خود را در صندوق صوتيتان ثبت کنيد.
7.فچ
يکي از چيز هايي که هميشه در اتاق هاي کنفرانس تمام دنيا پيدا ميشود فچ است. اين را مرتبا به عنوان يک ابزار براي ثبت ايده ها در نشست هاي طوفان ذهني گروهي و ديگر انواع جلسات بکار ميبرند. اين وسيله کارش را خيلي خوب انجام ميدهد که اعضاي تيم را قادر ميسازد تا به سرعت ايده هايشان را ثبت کنند و ايده هاي بقيه را ببينند. يکي از ديگر کاربردهايي که شايد به ذهنتان نرسد اينست: چرا يک فچ در اداره خود نداشته باشيد آنهم درست نزديک ميز کارتان و در دسترس براي اينکه هرگاه ايده اي آمد ثبت شود. اندازه و محل برجسته اش به شما کمک ميکند که ايده هايتان را جلوي خود داشته باشيد. همچنين براي ثبت ايده ها در طول يک جلسه کوچکِ دو سه نفره خيلي مناسب است.
فوايد:
استفاده از فچ ها خيلي راحت است، نسبتا کم قيمت هستند ومتعلقات کمي دارند. ( همه ي چيزي که احتياج داريد يک فچ است و چند نشانه گذار رنگي) . سرعت ثبت ايده ها خيلي خوب است. اين تکنيک يک راه خيلي موثر براي تشويق همکاري در گروه ها است که شرکت کننده ميتوانند ايده هاي جديد را بر روي آنهايي که از قبل در فچ نوشته شده بنويسند.
نقايص:
ميزان تاثير استفاده از يک فچ براي ثبت ايده ها ممکن است خيلي به شخصي که براي نوشتن انتخاب ميشود بستگي دارد. برخي اوقات اگر که گروه شروع کند و ايده هاي زيادي را توليد کنند نويسنده نميتواند به سرعت کافي آنها را بنويسد. همچنين يک نويسنده کم تجربه ممکن است ايده ها را همانطور که ارائه ميشوند ننويسد. به دليل محدوديت فضا، يک توصيف 20 لغتي از ايده ارزشمند، در فچ به 3 الي 4 لغت تبديل ميشود. يا اينکه نويسنده ميتواند هنگام نوشتن، آن را مطابق ميل خودش بنويسد. در نتيجه، برخي از نکات ظريف ايده ممکن است در اين فرايند گم شود.
به خاطر اندازه تقريبا کوچک فچ ممکن نيست که آن را در جلسات بزرگتر بکار برد چون از فاصله 20 فوتي خواندن کلمات سخت ميشود و يا هنگامي که ايده هاي زيادي وجود دارند کاربردي نيست. اگر هر ورق که کامل شد را به ديوار اتاق کنفرانس نزنيم تا همه ببينند آنوقت ايده ها هنگامي که ورق ديگري را براي نوشتن ميآوريم ديده نخواهند شد. شما ميتوانيد بر اين مشکل فايق آييد به اين صورت که يک نرم افزار ذهن نگاشت با يک لپ تاپ و پروژکتور بياوريد تا هر وقت ايده اي مطرح شد نويسنده به سرعت آن را در ذهن نگاشت ثبت کند که روي پرده نمايش هم نشان داده خواهد شد و همه خواهند ديد. همه ايده ها روي صفحه قابل مشاهده خواهند بود و اين يک مزيت بزرگ نسبت به فچ ها است.
در آخر، کسي مجبور است که همه اين ايده هاي نوشته شده را به صورت الکترونيکي تبديل کند که اگر ايده هاي زيادي بوده باشد زمان بر است. همچنين اين امکان وجود دارد که کسي که ميخواهد ايده ها را منتقل کند در طول اين فرايند اشتباهاتي هم مرتکب شود.
8. کاغذ هاي بلوکي
اين بلوک ها، کاغذ هاي بازيافت شده هستند که به صورت لوله هاي بزرگ درميآيند. ميتوان آنها را به صورت نوار هاي بلند افقي به ديوار ميخ کرد. بر خلاف فچ که فضاي محدودي براي ثبت ايده ها دارد، يک نوار بزرگ کاغذ بلوکي براي شما فضايي زيادي ايجاد ميکند که ايده ها را بنويسيد. برخي شرکت ها اين کاغذ ها بلوکي را به ديوار هاي راهرو آويزان کرده اند تا کساني که عبور ميکنند تشويق شوند مسئله را بخوانند و ايده هايشان را بنويسند. اين استراتژي خوبي است تا کارکنان بيشتري را براي توليد ايده درگير کنيم.
فوايد:
کاغذ هاي بلوکي بخوبي ميتوانند مقدار قابل توجهي از ايده ها را در خود جاي دهند چونکه پرده خيلي بزرگي دارند و تمامي کارهاي قبلي را نيز ميتوان رويت نمود که ميتواند ايده هاي جديدي را شروع کند. وقتي که تيم شما ايده پردازی طوفان ذهني را کامل کردند شما ميتوانيد با استفاده از خال هاي رنگي، کارکنان را براي راي دادن به ايده هايي که بيشتر دوست دارند وادار کنيد.
نقايص:
بلوک هاي کاغذي همه ی محدوديت هاي ثبت کننده هاي کاغذي را دارند: براي به اشتراک گذاشتن ايده هاي توليد شده، کسي بايد آنها را ديجيتال کند. همچنين لوله هاي اين کاغذ ها خيلي قابل حمل نيستند که استفاده پذيري آنها را به عنوان ابزار شخصي ثبت کننده ايده محدود ميکند. به خاطر اندازه شان، قدرت واقعي آنها فقط براي کارهاي گروهي مناسب است.
9. خودکار و دفتر يادداشت جيبي
اين تکنيک يکي ديگر از روش هاي مورد علاقه من است. در طول سالها، من از انواع مختلفي از خودکار و دفترچه هاي جيبي استفاده کرده ام. چونکه آنها براحتي در جيب جاي ميگيرند.
فوايد:
خودکار و دفترچه جيبي خيلي به ويژگي هاي ايده ال يک ابزار ثبت کننده ايده نزديک هستند: بسيار قابل حمل هستند و براحتي در جيب جاي ميگيرند يعني که براي بردن آن به هر جا که بخواهيد مشکلي نيست.
نقايص:
همانند بقيه ابزار هاي کاغذي، احتمالا شما ميخواهيد که دست نوشته هايتان را به صورت ديجيتالي ذخيره کنيد. همچنين بسته نوع دفترچه اي که ميخواهيد استفاده کنيد صفحات ممکن است پاره شوند يا آسيب ببينند. بدتر از آن، صفحه هاي شل ممکن است گم شوند که موجب ميشود دنباله مسير يک نوشته مهم يا ايده تان از بين رود.
10. بانک ايده
اين دستگاه ثبت ايده شامل همه ابزار هايي ميشود که ميتوانيد براي ذخيره کردن ايده هايتان در يک جاي امن استفاده کنيد: هر چيزي از قبيل جعبه اي براي کارت هاي شاخص تا برنامه هاي نرم افزاري مثل اکسس ماکروسافت. فايده اين روش اينست که تمامي ايده هاي شما را در يک جا نگه ميدارد که در آينده بتوانيد براحتي آنها را بازيابي کنيد. حتي کارت هاي شاخص ميتوانند به موضوعات عمومي تقسيم شوند يا به نوع ايده. يک بانک ايده به شما امکان ميدهد به سرعت تمام ايده هايتان را جستجو کنيد که اين وقتي صدها يا هزار ها ايده داشته باشيد مزيت بزرگي به حساب ميآيد.
فوايد:
براي اکثر ايده هاي خودتان بهترين کار اينست که آنها را سازمان دهي کنيد و سهل الوصولشان نماييد. چرا که هيچ وقت نميدانيد چه موقع يک ايده اي را که 6 ماه قبل نوشته ايد ممکن است هفته آينده بدردتان بخورد. يک بانک ايده زمان شما را صرفه جويي ميکند چون امکان جستجو را فراهم ميآورد و پيدا کردن ايده اي که يک هفته پيش يا يک سال پيش آمده است را بهبود ميبخشد. نرم افزارهايي مانند InfoSelect خيلي قدرتمند هستند چونکه شما را قادر ميسازند ايده هايتان را به صورت الکترونيکي در يک قالب متني آزاد ذخيره کنيد و سپس جستجو بر حسب کلمات کليدي روي آن انجام ميگيرد.
نقايص:
براي بهترين بهره وري شما بايد خيلي منظم باشيد و ايده هايتان را سازمان يافته ذخيره کنيد.
نتيجه گيري
همانطور که ميتوانيد ببينيد، ابزار ها و تکنيک هاي زيادي وجود دارند که ميتوانيد براي ثبت ايده هايتان استفاده کنيد. برخي به صورت انفرادي مناسب است در حالي که برخي ديگر مناسب تيم ها است. بعضي از آنها احتياج به متعلقات و سرمايه کمتري دارند در حاليکه بعضي ديگر پيچيده هستند. اما همه آنها يک هدف مشترک دارند: تا به شما کمک کنند ايده هاي زودگذرتان را ثبت کنيد تا در آينده از آنها بهره ببريد.
پيشنهاد من اينست که هر کدام از اين تکنيک ها را که ميتوانيد امتحان کنيد و تعيين کنيد که کدام براي شما مناسب تر است و آنها را به عنوان بخشي از فهرست خلاقيت خود نگه داريد. موفق باشيد!
