Erp سامانه تخصیص منابع سازمانی

[soudabe]

امروزه حجم پردازش داده‌‌ها و اطلاعات در سازمان‌‌ها به اندازه‌اي زياد است که بدون استفاده از رایانه و سامانه‌های کاربردي پشتيباني کننده عمليات، انجام فعاليت‌‌ها و مديريت داده‌‌ها، کاري تقريبا غيرممکن است. شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نیز دارای شبکه‌ای بسيار گسترده هستند که علاوه بر دارا بودن واحدهاي عملياتي و پشتيباني، داراي حجم وسيعي از فعاليت‌ها بوده که انجام آن‌ها، مستلزم مديريت فرآيندهاي پيچيده و حجيم اطلاعاتي است.
عمده سامانه‌های کاربردي مورد استفاده این سازمان‌‌ها که در سال‌هاي گذشته و طبعا با فناوری‌هاي قديمي ايجاد شده‌اند داراي دو مشکل اساسي هستند:
1- عدم يکپارچگي
2- فقدان سامانه‌های مرتبط با زنجيره ارزش مانند برنامه‌ريزي و کنترل خدمات مهندسي
جهت برقراري پيوند بين سامانه‌های موجود و سامانه‌های آتي، استقرار مدرن‌ترين راه حل نرم‌افزاري يعني سامانه‌ی ERP يا Enterprise Resource Planning به‌عنوان هدف اصلي فناوري اطلاعات سازمان، مناسب‌ترين راه حل ممکن است.
هدف سامانه ERP شناسايي، تهيه و استقرار يک راه‌حل نرم‌افزاري مناسب تحت عنوان ERP در اینگونه سازمان‌ها است.ERP مجموعه نرم‌افزاري کاربردي کاملي است که تمام نيازهاي اطلاعاتي شرکت را برآورده خواهد ساخت. سامانه‌های اطلاعاتي سنتي معادل اجزاي اين سامانه بزرگ در نظر گرفته می‌شود و اجزاي سامانه ERP بر پايه فرآيندهاي شرکت توسعه خواهند يافت به نوعي که هر جز (Component) فعاليت‌ها، توابع و امکانات يک يا چند فرآيند را پوشش خواهد داد.

 

[ghazal1991]

ERP چیست؟

ERP چیست؟

ERP چیست؟
ابزاری برای یکپارچه‌سازی اطلاعات در سازمان

طرح‌ریزی منابع سازمانی (ERP) درصدد آن است که همه اجزای یک سازمان را در قالب تنها یک سیستم‌

رایانه‌ای، یکپارچه کند؛ به نحوی که با همان سیستم‌ بتوان پاسخگوی نیازهای خاص بخش‌های مختلف بود.

ساختن یک نرم‌افزار برای برطرف کردن نیازهای کارکنان در همه بخش‌ها، چه مالی و چه نیروی انسانی و حتی

انبارداری یک کار بزرگ است. این در حالی است که هر کدام از این بخش‌ها معمولا سیستم‌ رایانه‌ای خاص خود

را دارند که برای انجام کارهای خاص آن بخش بهینه‌سازی شده است.

اما ERP همه آنها را در قالب یک سیستم‌ نرم‌افزاری یکپارچه جمع‌آوری می‌کند؛ سیستمی که تنها یک پایگاه

داده دارد و بخش‌های مختلف می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند و اطلاعات لازم را ردوبدل

نمایند.

 

[ghazal1991]

چگونه یک سیستم‌ طرح‌ریزی منابع سازمانی میتواند عملکرد کسب‌وکار یک سازمان را بهبود ببخشد؟

بهترین امید یک سیستم‌ ERP جهت ایجاد ارزش آن است که ابزاری تسریع‌کننده و تسهیل بخش برای فرآیند

پردازش سفارش مشتریان از لحظه دریافت سفارش تا صدور صورتحساب و دریافت وجه آن باشد؛ فرآیندی که

در اصطلاح «فرآیند تحقق سفارش» نامیده می‌شود. به همین خاطر است که ERP را یک سیستم‌ اداری

پسینی می‌دانند. این سیستم‌ فرآیند مستقیم فروش را پشتیبانی نمی‌کند (البته اغلب تولیدکنندگان

سیستم‌های ERP، برای انجام این کار سیستم‌های CRM را ارائه می‌کنند)؛ در عوض، ERP سفارش مشتریان

را دریافت می‌کند و رویه نرم‌افزاری پردازش آن را خودکار می‌سازد. وقتی یک نماینده خدمات مشتریان سفارش

را به سیستم‌ ERP وارد می‌کند، به همه اطلاعات ضروری جهت تکمیل آن سفارش دسترسی پیدا خواهد کرد

(مثلا اطلاعات مربوط به اعتبار حساب مشتری و سابقه سفارش از ماژول مالی، میزان موجودی سازمان از

ماژول انبارداری و زمان‌بندی بارگیری محصول از ماژول پشتیبانی دریافت می‌شود).

کارکنان در همه این بخش‌های مختلف اطلاعات یکسانی را می‌بینند و می‌توانند آنها را به‌روزرسانی کنند.

وقتی یک بخش وظیفه خود را در قبال سفارش انجام داد، آن سفارش به صورت خودکار در ERP حرکت می‌کند

و به بخش بعدی منتقل می‌شود. برای پیگیری وضعیت سفارش کافی است به سیستم‌ وارد شوید و آن را

مشاهد کنید. فرآیند سفارش به صورت یک نقطه روشن در مسیر پردازش خود درنقشه سازمان حرکت می‌کند

و مشتریان سفارشات خود را سریع‌تر و با خطای کمتر دریافت می‌نمایند. ERP همین جادو را می‌تواند در مورد

سایر فرآیندهای کسب‌وکار (همچون فرآیندهای پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و فرآیند گزارش‌دهی مالی)

انجام دهد.

 

[ghazal1991]

به 5 دلیل عمده سازمان‌ها پروژه‌های ERP را به اجرا در می‌آورند:

۱- یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی: در حالت عادی برای آنکه مدیر عامل بتواند عملکرد کلی سازمان را ارزیابی

کند، باید نسخه‌های مختلفی از واقعیت را در اختیار داشته باشد؛ یعنی بخش مالی اعداد خاص خود را در مورد

درآمد دارد؛ فروش هم نسخه‌ای دیگر دارد؛ به همین ترتیب سایر واحدهای کسب‌وکار هم ممکن است نسخه‌های

مربوط به خود را در مورد میزان تاثیرگذاری خود در درآمد سازمان داشته باشند. ERP یک نسخه واحد از واقعیت را

به وجود می‌آورد؛ نسخه‌ای که نمی‌توان صحت آن را زیر سوال برد؛ زیرا همه بخش‌ها از آن استفاده می‌کنند.

۲- یکپارچه‌سازی اطلاعات مشتریان: سیستم‌های ERP را می‌توان همان محل زندگی سفارشات مشتریان

از لحظه دریافت سفارش به‌وسیله نماینده فروش تا بارگیری کالای فروخته شده و ارسال صورتحساب دانست. با

داشتن این اطلاعات در یک سیستم‌ واحد به جای پراکندگی آنها در سیستم‌های مختلف که قادر به تعامل درست

با هم نیستند، سازمان‌ها می‌توانند سفارشات را آسان‌تر ردگیری کنند و تولید، انبارداری و بارگیری و ارسال

محصولات را در مکان‌های مختلف در آن واحد هماهنگ نمایند.

۳- صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری: استانداردسازی این فرآیندها و استفاده از یک سیستم‌ رایانه‌ای

واحد می‌تواند صرفه‌جویی در زمان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سربار را به دنبال داشته باشد.

۴- کاهش موجودی انبار: ERP جریان فرآیند تولید را روان‌تر و مشاهده‌پذیری فرآیند انجام سفارش در درون

سازمان را بیشتر می‌کند. این امر می‌تواند به کاهش موجودی مواد مورد استفاده در تولید محصول (موجودی

کالای در حال ساخت) منجر شود و به کاربران در برنامه‌ریزی بهتر تحویل محصول به مشتریان، کاهش کالاهای

ساخته‌شده موجود در انبار و تسهیل در ارسال کالا کمک کند. سازمان‌ها برای بهبود واقعی جریان زنجیره تامین

به نرم‌افزارهای زنجیره تامین نیاز دارند؛ اما از ERP نیز می‌توان برای تحقق این هدف کمک گرفت.

۵- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: به‌ویژه در سازمان‌هایی که دارای چندین واحد کسب‌وکار هستند،

منابع انسانی ممکن است فاقد روشی واحد و ساده برای پیگیری موضوعات مربوط به زمان کار نیروی انسانی و

تعامل با آنها درباره مزایا و خدمات ارائه شده با ایشان باشد. ERP می‌تواند این مشکل را برطرف نماید.

 

[ghazal1991]

سازمان‌ها چگونه پروژه‌های ERP خود را سازمان‌دهی می‌کنند؟

بر مبنای مشاهدات ما، سه روش متداول برای نصب سیستم‌های ERP وجود دارد:

۱- روش انفجاری: در این روش که جاه‌طلبانه‌ترین و دشوارترین روش‌های پیاده‌سازی ERP در کل سازمان

است، ‌سازمان‌ همه سیستم‌های قدیمی خود را یکباره کنار می‌گذارد و یک سیستم‌ واحد را در کل سازمان

نصب می‌کند. اگرچه این روش در آغاز پیدایش ERP بسیار فراگیر شده بود، کمتر سازمانی جرات می‌کرد آن را

به کار ببندد؛ زیرا استفاده از این روش نیازمند تغییر و بسیج یکباره کل سازمان است. اغلب داستان‌های

ترسناک پیاده‌سازی پروژه‌های ERP در اواخر دهه ۱۹۹۰ ما را از به‌کارگیری این راهبرد بر حذر می‌دارند. جلب

همکاری همه کارکنان و ایجاد پذیرش درباره سیستم‌ نرم‌افزاری جدید در آن واحد امری طاقت‌فرسا و دشوار

است. علت اینکه سیستم‌ جدید طرفداری نخواهد داشت عمدتا آن است که هیچ‌کس تجربه استفاده از آن

را ندارد؛ بنابراین هیچ کس نمی‌تواند در مورد کارآیی آن‌ مطمئن باشد. همچنین، ERP قهرا مستلزم

مصالحه‌هایی است. بسیاری از بخش‌های سازمان دارای سیستم‌های رایانه‌ای هستند که برای تطبیق

با شیوه کار خاص آن بخش‌ها چکش‌کاری شده‌اند. در اغلب موارد، ERP نه دامنه کارکرد را مشخص می‌کند

و نه میزان اشتراک خود با سیستم‌های پیشین را بیان می‌‌دارد. در بسیاری از موارد، سرعت سیستم‌ جدید

ممکن است کمتر از سیستم‌ پیشین باشد؛ زیرا سیستم‌ جدید به‌جای انجام کارهای مربوط به یک بخش

خاص، کل سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. پیاده‌سازی ERP نیازمند تعهد مستقیم مدیرعامل سازمان

است.

۲- راهبرد فرانشیز: این رویکرد مناسب سازمان‌های مختلف بسیاری است که فرآیندهای مشترک زیادی در

واحد‌های مختلف سازمانی ندارند. سیستم‌های مستقل ERP در هر کدام از واحدها نصب می‌شوند و فرآیندهای

مشترک آنها به همه بخش‌های سازمان متصل می‌شوند. این روش به متداول‌ترین روش پیاده‌سازی ERP تبدیل

شده است. در اغلب موارد، واحدهای کسب‌وکار ERPهای «مختص خود» را دارند (یعنی دارای سیستم‌ و پایگاه

داده‌ مجزا هستند). این سیستم‌ها تنها برای ردوبدل کردن اطلاعات لازم جهت حصول دیدگاهی کلان نسبت به

عملکرد سازمان (مثلا مشخص شدن درآمد حاصل از هر واحد)، یا برای به اشتراک گذاشتن فرآیندهایی که در

واحدهای مختلف به صورت مشابه به اجرا درمی‌آیند (مانند فرآیند محاسبه مزایای نیروی انسانی) به هم متصل

می‌شوند. معمولا این روش پیاده‌سازی با نمایش یا پیاده‌سازی آزمایشی در یک بخش صبور و پذیراتر از سازمان

آغاز می‌شود. این واحد باید انجام دهنده کسب‌وکار اصلی و محوری سازمان نباشد؛ تا در صورت بروز اشکال در

پیاده‌سازی ضرر قابل توجهی متوجه سازمان نشود. پس از آنکه تیم پروژه‌ سیستم‌ را راه‌اندازی و تمام اشکالات

آن را برطرف کند، پیاده‌سازی در بخش‌های دیگر را مبتنی بر پیاده‌سازی آزمایشی آغاز خواهد کرد. برنامه‌ریزی

این نوع پیاده‌سازی نیازمند مدت زمانی طولانی است.

۳- روش تغییر سریع: تمرکز اصلی پیاده‌سازی در این روش بر چند فرآیند کلیدی است که تعداد آنها اندک

خواهد بود. نمونه این نوع فرآیندهای کلیدی می‌تواند فرآیندهای ماژول مالی باشد. این روش پیاده‌سازی در

مجموع مناسب سازمان‌های کوچکی است که بخواهند با پیاده‌سازی ERP رشد کنند و بزرگ‌تر شوند. هدف

از این روش، پیاده‌سازی سریع ERP و بازمهندسی بر مبنای چند فرآیند از پیش‌تعیین ‌شده ERP است.

سازمان‌هایی که از این روش استفاده کرده‌اند به‌ندرت می‌توانند ادعا کنند که بازدهی زیادی از سیستم‌

جدید کسب کرده‌اند. اغلب سازمان‌ها این روش را به‌عنوان زیرساختی برای پشتیبانی از پروژه‌های دشوار

آینده به‌ کار می‌برند. با این حال، بسیاری از آنها درمی‌یابند که سیستمی که با این روش پیاده‌سازی شده

تنها کمی بهتر از سیستم‌ قبلی است؛ زیرا کارکنان را مجبور به تغییر عادات گذشته‌شان نمی‌کند. در واقع،

انجام کار دشوار بازمهندسی فرآیندها پس از پیاده‌سازی سیستم‌ ERP چالش بیشتری را نسبت به زمانی

که هیچ سیستمی وجود نداشته باشد در پی خواهد داشت؛ زیرا در حالت اول تعداد کمتری از کارکنان منفعتی

از این کار احساس خواهند کرد.

در پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، سازمان‌ها بیشتر از همه دچار چالش‌های مدیریتی و رفتاری می‌شوند؛

چالش‌هایی همچون عدم آمادگی کاربران، مقاومت در برابر تغییر، فقدان آموزش، خروج مجریان کلیدی پروژه‌

از جریان اجرای آن و فقدان طرح‌ریزی پروژه‌. در این میان اشکالات فنی همچون نقص‌های نرم‌افزاری و ایرادات

صورت‌بندی نرم‌افزار نقش کمی دارند. اغلب پاسخ‌دهندگان، راه‌حل این مشکل را تاکید بیشتر بر مسائل

مدیریتی و رفتاری در پیاده‌سازی ERP و همچنین بهبود فرآیندها پس از کسب تجربه پیاده‌سازی دانستند.

 

[anoeil]

Erp سامانه تخصیص منابع سازمانی

کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning یا سامانه تخصیص منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود را در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی با چندین زیربرنامه کاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خربد قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد...


تعریف

ERP سیستمی است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. در ادامه ERP را بر حسب هر یک از این جنبه ها تعریف می کنیم. هدف ERP – هدف از یک سیستم ERP بهبود و تسریع فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان است که برای نیل به این منظور عموماً به مهندسی مجدد فرایندهای سازمان نیاز است.

اجزای یک سیستم ERP

نرم افزار ERP - هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP در عمل بر مبنای زیر برنامه های کاربردی قرار دارد. هر یک از زیر برنامه های کاربردی فعالیتهای عملیاتی بخشی از سازمان را به شکل مکانیزه شبیه سازی می کند. زیر برنامه های معمول نرم افزارهای ERP مدیریت تولید، خرید مواد اولیه، کنترل موجودی انبار،، ارسال مواد به واحدهای تولیدی و ردگیری سفارشات را پوشش می دهد.

فرایندهای کسب و کار کارآمد – فرایندهای کسب و کار سازمان به سه سطح کلی تقسیم بندی می شوند – فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد.

کاربران- کاربران سیستمهای ERP می توانند کلیه کاربران سازمان در هر سطحی از هرم سازمانی را شامل شوند.

معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERP سیستم عامل UNIX می باشد. علاوه بر این Windows NT و Linux دیگر سیستمهای عامل مورد استفاده برای نرم افزارهای ERP اند اما اکثر سیستمهای ERP بزرگ بر مبنای سیستم عامل UNIX قرار دارند. UNIX سیستم عاملی است که در اصل برای استفاده همزمان جندین کاربر طراحی شده و پروتکل ارتباطی TCP/IP را در خود دارد. از دید فنی دلایل زیادی برای توجیه قرارگیری ERP بر روی سیستم عامل UNIX وجود دارد.



محدوده سیستم ERP – محدوده سیستم ERP از محدوده سازمانی که ERP در آن پیاده سازی می شود کوچکتر است. بر عکس ERP مرز سیستمهای زنجیره تأمین و تجارت الکترونیک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمین کنندگان ، شرکا و مشتریان سازمان گسترش می یابد. با این حال، عملاً پیاده سازی بسیاری ا ز سیستمهای ERP مستلزم یکپارچه سازی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدوده سازمان است

زیر برنامه کاربردی سیستمهای ERP

سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) گستره وسیعی از فعالیتهای لازم برای بهبود عملکرد فرایندهای داخلی سازمان را در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی با چندین زیربرنامه کاربردی پشتیبانی می شود که فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خربد قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.

زیربرنامه برنامه ریزی تولید ERP

سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. بسیاری از تأمین کنندگان ERP و شرکتهای مشاور در زمینه ERP ، دانش و تجربه موثری در زمینه زیر برنامه های برنامه ریزی تولید دارند. برنامه ریزی تولید تلاش دارد استفاده از منابع موجود را بهینه کرده و به این ترتیب کل فرایند برنامه ریزی در سازمان از طریق برنامه ریزی تولید تقویت کند. این زیر برنامه نیازمندی مواد اولیه، تخصیص بهینه منابع با توجه به داده های تولید و فروش در گذشته و نیز پیش بینی حجم فروش را برای کاربر ارائه تعیین می کند

زیر برنامه خرید ERP

زیر برنامه خرید تأمین مواد اولیه مورد نیاز را برنامه ریزی می کند. این زیر برنامه فرایندهای تعیین تأمین کنندگان بالقوه، ارزیابی تأمین کنندگان، مذاکرات قیمت، ارائه سفارش خرید به تأمین کننده و تهیه صورت حساب را مکانیزه می نماید. زیر برنامه خرید ارتباط تنگاتنگی با موجودی انبار، مدیریت مالی و برنامه ریزی تولید دارد. به عبارت دیگر این زیر برنامه بخش مرکزی مدیریت زنجیره تأمین است.

زیر برنامه موجودی انبار ERP

زیر برنامه موجودی انبار تمام فرایندهای مربوط به نگهداری سطح موجودی انبار را پوشش می دهد. فعالیتهای مدیریت انبار شامل تشخیص نیازمندیهای انبار، هدف گذاری، گزینه ها و راهکارهای کسری قطعات، ردگیری مصرف هر یک از قطعات، موازنه انبار و گزارش وضعیت موجودی انبار است. یکپارچه سازی کنترل موجودی انبار با فروش، خرید و مدیریت مالی به تولید گزارشهایی به موقع و کارآمد از سطوح عملیاتی منجر خواهد شد.

زیرسیستم فروش ERP

درآمد حاصل از فروش محصول برای سازمانهای تجاری به مثابه خون برای اندامهای زنده اهمیت دارد. زیرسیستم فروش فعالیتهایی نظیر دریافت سفارش، زمانبندی سفارشها، حمل و نقل و صدور صورتحساب را در بر دارد. زیرسیستم فروش می تواند با سایت تجاری شرکت یکپارچه عمل کند. بسیاری از زیرسیستمهای فروش ارائه شده از سوی تأمین کنندگان ERP خدمتی به نام پیشخوان الکترونیکی را به عنوان جزئی از یک سیستم ERP ارائه می دهند.

زیرسیستم مدیریت مالی ERP

هم سازمانهای انتفاعی و هم سازمانهای غیر انتفاعی از پیاده سازی زیرسیستم مدیریت مالی ERP بهره مند می شوند. این زیر سیستم در برخی از ERP ها به عنوان بخش اصلی سیستم مطرح است. زیر سیستم راهبری فعالیتهای مالی، جمع آوری داده های مالی از تمام بخشهای سازمان و تولید تمام گزارشهای مالی مورد نیاز یک سازمان مانند ترازنامه، دفتر کل و گزارشهای مالی فصلی و یا ماهانه را بر عهده دارد.

زیرسیستم منابع انسانی ERP

زیر سیستم مدیریت منابع انسانی یکی دیگر از زیر سیستمهای پرکاربرد ERP است. این زیر سیستم فعالیتهای مرتبط با پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان سازمان را انجام می دهد. پایگاه کاملی از داده های مربوط به پرسنل شامل اطلاعات تماس، جزئیات محاسبه و مبنای حقوق و دستمزد، ساعات حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و ارتقا شغلی افراد در این سیستم تولید و نگهداری می شود. زیر سیستمهای منابع انسانی پیشرفته تر با سیستمهای مدیریت و مستندسازی دانش در داخل سازمان نیز یکپارچه است تا بتواند حداکثر استفاده از تخصصهای موجود را برای سازمان ممکن سازد.