برگزاری جلسات برای انجام کارهای تیمی، ضروری است. برگزاری بد یک جلسه، میتواند حس اتلاف وقت و انرژی در شما ایجاد کند. در این مقاله، با شش نکته برای برگزاری جلسات موفق آشنا خواهید شد. همهی ما در جلساتی با مدیریت بد شرکت کردهایم: جلساتی که بدون تصمیمگیری، اداره شدهاند. جلساتی که تحت تاثیر چند نفر اداره شدهاند. جلساتی که افراد بدون هدف مشخص، صحبت میکنند. جلساتی که ظاهراً برای همیشه ادامه دارند، یک بررسی در اروپا نشان داد که کارمندان به طور متوسط، 187 ساعت در سال را در جلسات میگذرانند. این گزارش حاکی از آن است که 56 درصد جلسات، ناکارآمد است. در یک نظرسنجی، مشخص شد که هر شرکت برای هر جلسهای که برگزار میکند، به طور متوسط 38.50 پوند برای هر کارمند خود هزینه میکند. خُب، پس چگونه میتوانیم جلسات کارآمد، موثر و حتی الهامبخشتری داشته باشیم؟ به این شش نکته توجه کنید.
فهرست عناوین
- در جلسات اداری یک دستور کار مشخص تنظیم کنید
- لیست شرکتکنندگان در جلسه اداری را مرور کنید
- جلسه را متمرکز بر دستور کار برگزار کنید
- مشارکت را در بین حضار جلسه کاری تشویق کنید و حساس باشید
- شفافسازی کنید و موضوعات گفته شده در جلسه کاری را بررسی و ثبت و ضبط کنید
- جلسه را بهموقع خاتمه دهید
1- در جلسات اداری یک دستور کار مشخص تنظیم کنید
دستور کار، لیستی از نکاتی است که باید در جلسه بهترتیب بحث، مورد بررسی قرار بگیرد. اگر لیست بلند بالایی پیش روی خود دارید، اولویتبندی را در نظر بگیرید و هر مبحث را به موضوعات اصلی خود تقسیم کنید. در دستور کار خود، مشخص کنید که چه مدتی را بر روی هر موضوع صرف خواهید کرد، چه کسی آن را بیان یا هدایت میکند و آیا به تصمیم یا راهحل دیگری نیاز هست یا نه. همچنین بهیاد داشته باشید که دستور کار را چند روز قبل از جلسه ارسال کنید تا شرکتکنندگان در جلسه، وقت لازم را برای آمادهسازی خود داشته باشند.2- لیست شرکتکنندگان در جلسه اداری را مرور کنید
وقتی سرمان شلوغ میشود، آخرین چیزی که نیاز داریم، دعوت به جلسهای است که واقعاً نیازی به شرکت در آن نداریم. بنابراین، با دقت در نظر بگیرید که چه کسی باید در جلسه حضور داشته باشد. کسی را به جلسه دعوت کنید که شرایط زیر را داشته باشد:- نکاتی که در دستور کار است، با او مرتبط میباشد و تصمیمات روی او تاثیر میگذارد
- او تخصص لازم را برای کمک به یک موضوع دارد
- او اختیار تصمیمگیری لازم را دارد